„Dostajesz nowy projekt!” i co teraz? Sprawdź od czego zacząć!

Jest poniedziałek i szefowa zaprasza Cię na spotkanie i wita słowami „Gratulacje dostałaś projekt! Biegnij i zarządzaj swoim nowym wyzwaniem zawodowym” fruuuu i bam leżysz na podłodze… za duży rozbieg, bo niby od czego zacząć?

Poniżej opiszę Ci co ja robię w pierwsze 5 dni po otrzymaniu informacji pod tytułem „Dostajesz nowy projekt”! Dzięki rozmowie ze Sponsorem i kilkoma najważniejszymi interesariuszami mój projektowy okręt obiera dalszy ster a mgła opada i rysuje się droga do celu – dobra koniec tych metafor bo popłynęłam… 🙂 Do rzeczy!

Ważne: poniższe punkty mają zastosowanie szczególnie jeśli prowadzisz projekt dla klienta wewnętrznego – czyli np. wprowadzasz jakiś system dla działu marketingu w firmie w której pracujesz. JEŚLI pracujesz w projektach, w których masz klienta zewnętrznego – przygotowałam dla Ciebie dodatkową sekcję na końcu – po podsumowaniu. 

1. Cel projektu

Cel to jedno – trzy zdania opisujące co chcemy osiągnąć i dlaczego. Unikam długich rozwlekłych celów, bo kto to potem będzie pamiętał?!

Wskazówka: Cel powinien zmieścić się na jednym slajdzie prezentacji ppt., lub jesteś w stanie powiedzieć co robicie w projekcie jadąc windą z parteru na 3 piętro.
Cel będzie ważnym komunikatem: do zespołu, do interesariuszy więc musi być zwięźle, konkretnie i na temat.

Przykład celu: Osiągnięcie przychodu w wysokości 100.000 zł / rocznie poprzez wprowadzenie na rynek nowego produktu X dla małych przedsiębiorstw w branży budowniczej.

Jak zapytać o cel projektu interesariusza?
Jak w jednym – trzech zdaniach opiszesz co chcemy osiągnąć w tym projekcie i dlaczego?

2. Zakres projektu

Jaki jest oczekiwany rezultat projektu? Zakres to produkty projektu, może obejmować:

– rzeczy materialne takie jak np. budynek

– niematerialne – np. oprogramowanie

– rezultaty – np. zmianę biznesową.

Wskazówka: W rozmowie ze Sponsorem czy interesariuszami na tym etapie staram się unikać słownictwa z zarządzania projektami – najlepsza komunikacja to prosta komunikacja. Nie wiem na jakim poziomie wiedzy jest druga strona, więc aby uzyskać „czyste” informacje staram się zadawać proste pytania.

Uważaj na zależność cel – zakres – wymagania.

Wymaganie definicja ze standardu IEEE Std. 610.12-1990 (Standard ten został zastąpiony przez standard IEEE/ISO/IEC 24765-2017):

“1. Warunek lub zdolność potrzebna interesariuszowi do rozwiązania problemu lub osiągnięcia celu.

2. Warunek lub zdolność, które musi spełniać lub posiadać system lub komponent systemu, spełnienie warunków umowy, normy, specyfikacji lub innych formalnie narzuconych dokumentów.
3. Udokumentowane przedstawienie stanu lub zdolności, jak w punkcie 1 lub 2.”

Nieco prościej ujmuje definicje wymagania: I. Sommerville & P. Sawyer “Wymagania stanowią specyfikację tego, co powinno zostać zaimplementowane. Opisują, jak powinien zachowywać się system, albo określają jego właściwości lub atrybuty. Mogą nakładać ograniczenia na proces tworzenia systemu”

Więcej o definiowaniu wymagań można poczytać tutaj.

Jak zapytać o zakres projektu?
Wyobraźmy sobie, że projekt właśnie się zakończył… Co w ramach tego projektu powstało? Co zrobiliśmy?

3. Interesariusze w projekcie

Interesariusz w projekcie to: “Każda osoba, która ma interes w projekcie IT. Interesariuszami projektu są osoby i organizacje, które są aktywnie zaangażowane w projekt, lub których interesy mogą zostać naruszone w wyniku realizacji lub ukończenia projektu.” (T. Gilb).

Lista interesariuszy będzie się rozwijać w czasie, ale na start potrzebujesz poniższych informacji:

– kto jest odbiorcą produktów projektu tym ostatecznym czyli kto jest użytkownikiem?

– kto zleca prace/jest właścicielem projektu, komu zależy najbardziej, aby powstały produkty projektu?

Wskazówka: Bardzo łatwo pominąć jakichś interesariuszy w projekcie… pominięty interesariusz = problemy;/ Warto aktualizować sobie listę interesariuszy, np. raz na miesiąc przeglądając roadmapę projektu pomyśl (i skonsultuj się z zespołem) – czy na tym etapie czy też na przestrzeni 3 miesięcy będziemy musieli zaangażować jakichś dodatkowych interesariuszy?

Jak zapytać o interesariuszy projektu?
Z kim w pierwszej kolejności porozmawiać i z kim powinniśmy rozmawiać w trakcie trwania tego projektu, aby mieć pewność że projekt zakończy się sukcesem?

Na kogo/na jakie działy wpłynie ten projekt?

Bez kogo nie zrobimy tego projektu?

4. Budżet

W tych pierwszych dniach skupiam się wyłącznie na tym czy jest już z góry jakiś budżet czyli kasa przydzielona na projekt. Pozostałymi kwestiami takimi jak wskaźniki opłacalności czy koszty na późniejsze utrzymanie czyli: jeśli nasz projekt będzie kosztował 50.000 zł to np. koszty utrzymania takie jak serwery, zatrudnienie nowej osoby jako Product Managera, miesięczne przeglądy techniczne itp. to dodatkowe koszta jakie będą ponoszone po zakończeniu projektu – również muszą być uwzględniane.

Wskazówka: warto wiedzieć jaki jest system finansowy w firmie (np. mogą być jakieś zależności w rozliczeniach między działami – ta wiedza na pewno uchroni Cię od niepotrzebnego stresu). Dostępność budżetu w czasie – może okazać się, że daną kwotę można wydać np. do końca roku. Jakie są oczekiwania w zakresie raportowania i monitorowania kosztów? Jaki jest stosunek do przekroczenia budżetu? Jak alokowany jest budżet i kto akceptuje wydatki? Warto to wszystko mieć „z tyłu głowy” i uzupełnić informacje nieco później.

Jak zapytać o budżet?
Jaki mamy budżet na ten projekt? Czy coś może się zmienić w zakresie budżetu? (lepiej zapytać również o to…;))

5. Czas

Na planowanie będzie za chwilę czas. W tych pierwszych dniach skupiam się na uzyskaniu informacji: na kiedy chcemy spodziewać się pierwszych efektów projektu?

Wskazówka: podczas planowania weź pod uwagę z jakim typem projektu masz do czynienia (kaskadowy? zwinny?) – może samodzielnie jako zespół możecie o tym zdecydować? Tzn. jak będziecie pracować, aby dostarczyć produkty projektu.

Jak zapytać o czas zapytać?
Na kiedy chcemy spodziewać się pierwszych efektów projektu?

6. Zasoby ludzkie

Ludzie to temat rzeka, a raczej ocean…  Zasoby ludzkie w projekcie to nic innego jak zestawy kompetencji jakich potrzebujemy, aby stworzyć produkty projektu. Np. programowanie, marketing, sprzedaż,  itd.

Wskazówka: Przy tworzeniu zespołu lubię wykorzystywać zasadę pizzy – czyli po dwa kawałki pizzy na osobę. Wychodzi około 4 – 5 osób/zespół, oczywiście w projekcie może być kilka zespołów, więc warto aby dany zespół trzymał swój kontekst – jeśli wszyscy są od wszystkiego to zamiast spotkań zespołu projektowego robią nam się cykliczne konferencje branżowe (czyli dużo ludzi, brak decyzyjności, dużo opinii, mało rąk do prawdziwej pracy).

Każdy zespół ma swoją dynamikę, musi przejść pewną drogę rozwoju. Duży wpływ na zespół ma m.in. to co dzieję się w firmie, jak ludzie pracują, jak zachowują się managerowie itd. (kultura organizacji) i to co dzieję się poza nią… Człowiek to najbardziej skomplikowany twór z jakim miałam w życiu do czynienia – ale o tym będą osobne wpisy dotyczące komunikacji!

Jak zapytać o zasoby ludzkie? (część odpowiedzi będzie pokrywać się w momencie kiedy będziesz pytać o interesariuszy)
Czy ktoś już jest przydzielony do projektu? Czy są jeszcze jakieś zasoby o których dziś wiemy, że będą potrzebne? Jeśli tak, to jakich zasobów potrzebujemy? Czy potrzebujemy jakichś konkretnych osób? Kto to powinien być? 

7. Materiały o projekcie

Często jest tak, że ktoś-coś-gdzieś już zrobił, wyszukiwał… powstały jakieś notatki do projektu – warto o to zapytać.

Wskazówka: Może się okazać, że o projekcie już dyskutowano, więc np. powstały  notatki z tych spotkań. Ktoś robił research – jeśli nawet z marnym skutkiem to również warto się z tym zapoznać – aby mieć pełen obraz na starcie.

Jak zapytać o materiały?
Czy są jakieś materiały z którymi powinnam/powinienem się zapoznać na starcie? Notatki ze spotkań? Prezentacje?

8. Ograniczenia, zagrożenia, ryzyka

Na co powinniśmy uważać? Czy są jakieś ograniczenia, zagrożenia o jakich już dziś wiemy? Wiadomo, że o wszystkich problemach i tak się dowiemy prędzej czy później – warto jednak wiedzieć o nich wcześniej – będziemy lepiej przygotowani.

Wskazówka: Zawsze w tym punkcie biorę pod uwagę również otoczenie zewnętrzne projektu… Sprawdzam np., czy w tle są jakieś ważne wydarzenia, które mocno wpłyną na projekt. Dziś to błahe wydarzenie a tak naprawdę ryzyko czy też zagrożenie dotrzymania terminu… Np. Wdrożenie aplikacji zaplanowano na kwiecień – jednocześnie okazuje się, że dział IT ma w tym czasie wyjazd integracyjny (tak ta sytuacja serio miała miejsce w moim projekcie – i wiesz co się stało? A nie wdrożyliśmy się…J)

Jak zapytać o zagrożenia?
Czy jest coś o czym powinniśmy jeszcze porozmawiać? O czym powinnam/powinienem wiedzieć? Może jakieś ograniczenia? Ryzyka? Zagrożenia?

 

9. Start prac

To bardzo szerokie i otwarte pytanie – często Sponsor musi się zastanowić się nieco dłużej, ale to ważne wskazówki. Odpowiedź pozwoli na weryfikacje czy zakres, cele, produkty i priorytety projektu są na tym samym torze.

Wskazówki: Czasami interesariusze mówią „A” natomiast w zakresie i celach zapisane jako priorytet „B” – trzeba to prostować już na starcie aby później nie było rozczarowań.

Jak zapytać o start prac?
Ok, wyobraźmy sobie że w poniedziałek startują prace – od czego zaczynamy?

10. Definicja sukcesu projektu

No właśnie i tu często okazuję się, że coś wskakuje nam do zakresu. Sponsor na wstępie opowiedział co by chciał itd.. A jak pytam o sukces to słyszę: „O nie no jak miałby być sukces to ja chciałabym jeszcze,,,,” 😉  Na szczęście Ty już wiesz, że należy zadać takie pytanie i Twój projekt na pewno będzie sukcesem 🙂

Wskazówki: Poza definicją sukcesu, warto aby opracować kryteria sukcesu.

Jak zapytać o definicję sukcesu w projekcie?
Kiedy o tym projekcie powiemy, że zakończył się sukcesem?

Podsumowanie

W sumie odbywam 1 – 2 spotkania ze Sponsorem oraz 2 – 3 spotkania z głównymi interesariuszami projektu – co w sumie daje mi już sporą dawkę wiedzy na start. Wszystko notuję – dosłownie wszystko (tak szybko piszę, wygrałam nawet kiedyś konkurs na najszybsze pisanie na klawiaturze – chętnych zapraszam na wyścigi w pisaniu na klawiaturze:))

Gdzie notuję? Polecam notowanie w notatnikach elektronicznych np. OneNote, evernote – wszystko można potem posegregować, tagować, łatwo się przeszukuje, automatycznie zapisuje i jest zawsze dostępne z każdego urządzenia.

Wszystkie informacje  następnie porządkuję i kategoryzuje – powstaje piękny plik z całym obrazem projektu.

Jeśli projekt jest dosyć złożony, lub ma dużą ilość interesariuszy – to spotkania będą po prostu męczarniąL W takim przypadku organizuję warsztaty! Zawsze sprawdzają się świetnie! Dobrze przygotowany warsztat to prosty warsztat po którym wychodzę z celami, zakresem i z materiałem do spisania wymagań.

Zadajesz jeszcze inne pytania? Masz jakieś przemyślenia po przeczytaniu tego materiału?! Koniecznie się ze mną podziel 🙂 karolina@wiedzadlapma.pl

Przykładowa tabela do wypełnienia: 

l.p	Obszar	Pytanie	Odpowiedź Sponsora	Odpowiedz interesariusz X
1.	Cel projektu	Jak w jednym – trzech zdaniach opiszesz co chcemy osiągnąć w tym projekcie i dlaczego?
2.	Zakres projektu	Wyobraźmy sobie, że projekt właśnie się zakończył… Co w ramach tego projektu powstało? Co zrobiliśmy?
3.	Interesariusze	Ok, z kim w pierwszej kolejności porozmawiać i z kim rozmawiać w trakcie trwania tego projektu, aby mieć pewność że projekt zakończy się sukcesem? Na kogo/na jakie działy wpłynie ten projekt? Bez kogo nie zrobimy tego projektu?
4.	Budżet	Jaki jest budżet na ten projekt? Czy spodziewamy się jakichś zmian w zakresie budżetu?
5.	Czas	Na kiedy chcemy spodziewać się pierwszych efektów projektu?
6.	Zasoby ludzkie	Czy ktoś już jest przydzielony do projektu? Czy są jeszcze jakieś zasoby o których dziś wiemy, że będą potrzebne? Jeśli tak, to jakich zasobów potrzebujemy? Czy potrzebujemy jakichś konkretnych osób? Kto to powinien być?
7.	Materiały do projektu	Czy są jakieś materiały z którymi powinnam/powinienem się zapoznać na starcie? Notatki ze spotkań? Prezentacje?
8.	Ograniczenia, zagrożenia, ryzyka	Czy jest coś o czym powinniśmy jeszcze porozmawiać? O czym powinnam/powinienem wiedzieć? Może jakieś ograniczenia? Ryzyka? Zagrożenia?
9.	Start prac	Ok, wyobraźmy sobie że w poniedziałek startują prace – od czego zaczynamy?
10.	Definicja sukcesu projektu	Kiedy o tym projekcie powiemy, że zakończył się sukcesem?

JEŚLI PRACUJESZ Z KLIENTEM ZEWNĘTRZNYM, czytaj dalej…

Wskazówki dla Project Managerów pracujących z klientami zewnętrznymi:

1. Formalne ramy współpracy

• Zakres umowy – Upewnij się, że masz pełne zrozumienie zakresu umowy (SOW – Statement of Work). Jakie są kluczowe punkty kontraktu?
• Modele rozliczeń – Jak wygląda rozliczenie projektu? Czy pracujemy w modelu Fixed Price, Time & Material czy innym? Jakie są warunki płatności?
• Kto podejmuje decyzje? – Czy klient ma dedykowanego Project Ownera/Decydenta? Jak wygląda proces akceptacji decyzji?
• Proces zmiany zakresu (Change Management) – Jak będą obsługiwane zmiany w projekcie? Jakie są procedury i konsekwencje finansowe?

2. Komunikacja i oczekiwania

• Styl pracy klienta – Czy klient woli regularne statusy, czy raporty miesięczne? Jakie narzędzia do komunikacji i zarządzania projektem będą wykorzystywane (Jira, Trello, Asana)?
• Cykliczne spotkania – Jak często odbywają się statusowe spotkania? Czy klient preferuje daily, weekly czy bi-weekly sync?
• Format raportowania – Jakie KPI są kluczowe dla klienta? Czy wymaga on regularnych raportów finansowych, raportów postępu prac, ryzyk?

3. Oczekiwania biznesowe klienta

• Cel biznesowy projektu – Poza samym zakresem, warto zrozumieć, jaki problem klient chce rozwiązać. Co uzna za sukces?
• Oczekiwane ROI – Czy klient ma konkretne KPI dla projektu, np. wzrost sprzedaży, poprawę UX, wzrost liczby użytkowników?
• Priorytetyzacja zadań – Czy są krytyczne funkcjonalności, które muszą być dostarczone w pierwszej kolejności?

4. Zespół i role po stronie klienta

• Główne kontakty po stronie klienta – Kto jest decydentem, kto zatwierdza kluczowe kamienie milowe, kto dostarcza materiały?
• Dostęp do zasobów klienta – Czy będziemy mieli dostęp do serwerów, testowych środowisk, baz danych? Jakie są wymagania bezpieczeństwa?
• Zespół klienta – Czy klient ma swój zespół techniczny, czy wszystko leży po stronie dostawcy?

5. Harmonogram i kamienie milowe

• Terminy kluczowe – Jakie są realne daty zakończenia kolejnych etapów projektu? Jakie są deadline’y klienta?
• Wakacje, przerwy, wydarzenia biznesowe – Czy są planowane wydarzenia po stronie klienta, które mogą wpłynąć na projekt?
• Oczekiwane momenty odbioru prac – W jaki sposób będą odbierane poszczególne etapy projektu? Jaki jest proces odbioru technicznego i biznesowego?

6. Ryzyka i zagrożenia

• Potencjalne wyzwania techniczne – Czy projekt zakłada integrację z systemami klienta? Jakie są możliwe blokery?
• Dostępność zasobów – Czy klient ma wewnętrznych ekspertów, którzy mogą pomóc w razie problemów?
• Gotowość klienta na zmiany – Jakie są procedury klienta w przypadku zmiany wymagań? Czy jest elastyczność w budżecjie i zakresie?

7. Formalna dokumentacja projektu

• Umowa NDA – Czy została podpisana klauzula poufności?
• Dostarczenie dokumentacji projektowej – Czy klient oczekuje dokumentacji technicznej, instrukcji użytkownika, raportów powdrożeniowych?
• Plan utrzymania i supportu – Co się dzieje po zakończeniu projektu? Czy przewidziany jest okres wsparcia, SLA?

Dzięki uwzględnieniu tych aspektów możesz uniknąć wielu nieporozumień i problemów w trakcie realizacji projektu. Kluczowe jest jasne ustalenie zasad współpracy już na początku, aby projekt przebiegał płynnie i bez zbędnych niespodzianek.